Gedanken und Tipps
über den Einsatz von E-Mail

Die wichtigste Voraussetzung ist:
Machen Sie sich frei von alten Gewohnheiten und öffnen Sie sich für neue Techniken. Gerade das Beispiel E-Mail zeigt, wie richtig dieser Ratschlag ist. Denn eines steht heute schon fest:

E-Mail ist meistens die effizientere Form der
Kommunikation
  • die Kommunikationszeit ist naturgemäß kürzer und damit billiger,
  • man kann sich auf das Wesentliche konzentrieren und dadurch Zeit sparen,
  • der 'Gesprächspartner' ist jederzeit erreichbar; auch das spart Zeit,
  • der Empfänger kann frei bestimmen, wann er seine Nachrichten abrufen will,
  • durch die Kopiefunktion (Cc) sind sogar 'Konferenzen' machbar,
  • alle 'Gespräche' können bei Bedarf auch ausgedruckt werden.
Da bleibt eigentlich nur noch zu erwähnen, dass das Schreiben und das Beantworten einer E-Mail spielend einfach ist und dass zahlreiche Kunden das Vorhandensein einer E-Mail-Adresse mit der gleichen Selbstverständlichkeit erwarten, wie einen Telefonanschluss.

Weitere Einsatzmöglichkeiten:

7 x 24 Stunden Auftragsannahme
Vermitteln Sie Ihren Kunden, dass Sie zu jeder Tages- und Nachtzeit bereit sind Anfragen und Aufträge per E-Mail anzunehmen. Richten Sie eventuell sogar einige vorbereitete Formulare ein.
Betonen Sie ruhig, dass Sie auch beratungsaufwendigere Aufträge auf diesem Weg entgegennehmen. Mancher Kunde mit einem engen Zeitplan wird dies sicher begrüßen, und zusätzlich helfen Sie sich damit selbst, da Sie mit mehr Ruhe und nicht während des ärgsten Kundenandranges das Angebot ausarbeiten können. Die bereits oft diskutierte 'Bereitschaftszeit' wird, wenn sie denn überhaupt vorhanden ist, so besser verteilt.

Antworten Sie unbedingt sehr schnell
Ausbleibende Antworten interpretieren viele Kunden mit 'kein Anschluss unter dieser Nummer'. Vergessen Sie nicht, verlorenes Vertrauen ist meistens nicht mehr, oder nur sehr selten zurückzugewinnen! Geben Sie gegebenfalls wenigstens einen Zwischen- bescheid. Bedanken Sie sich für Anregungen und gehen Sie auf Kritik ein. Es ist enorm wichtig, dass Sie Vertrauen und damit eine stabile Kundenbeziehung schaffen.

Versenden Sie regelmässig einen Newsletter
Marketingfachleute sehen in einem Newsletter das Kernelement jeden Beziehungsmarketings.
Mit einem wöchentlichen Informationsbrief können Sie einfacher und billiger als je zuvor den Kontakt zu Ihren Kunden pflegen und gleichzeitig werben und verkaufen.
Gestalten Sie Ihre News kurz, aber interessant. Orientieren Sie sich bei der Auswahl der Reiseangebote an Ihren Kunden. Ladenhüter kann man auch im Internet nicht loswerden.
Sichern Sie sich das Einverständnis Ihrer Kunden und bieten Sie auf dem Newsletter eine Möglichkeit zum Abmelden.

Nutzen Sie E-Mail für die Nachbetreuung
Geradezu genial eignet sich E-Mail, um Kunden nach der Rückkehr von einer Reise zu fragen, ob sie zufrieden waren, oder ob Sie einmal und wann anrufen dürfen. Eine E-Mail braucht nur wenige Worte und bietet gerade dadurch die Chance zu einer ganz neuen Art von Kommunikation. Einer Kommunikation, die weniger formal ist, deshalb persönlicher wirkt und viel leichter Vertrauen schafft.

Die 'Gute-Reise' E-Mail
Die Amerikaner gehen sogar noch einen Schritt weiter. Sie senden ihren Kunden einen Tag vor Aufbruch zu einer größeren Reise noch ein 'Bon Voyage'. Gelegentlich wird eine derartige Mail noch mit Hinweisen auf das aktuelle Wetter am Zielort oder dem letzen Devisenkurs ergänzt.
Sie sehen, der eigenen Kreativität sind keine Grenzen gesetzt. Natürlich ist das alles recht zeitaufwendig. Deshalb muss man aber keinesfalls auf diesen Kundenservice verzichten. Gefordert ist man jedoch in der Suche nach neuen Abläufen, um damit den anfänglichen Mehraufwand zu reduzieren.

Das Wertvollste sind die E-Mail-Adressen
So wie es aussieht wird eine E-Mail-Adresse bald wertvoller sein, als eine Postanschrift.
Nutzen Sie deshalb Ihren noch vorhandenen Vorteil der Kundennähe und fragen Sie jeden Kunden nach seiner E-Mail-Adresse. Auch ein anfangs sicher noch mageres Ergebnis müssen Sie als Erfolg werten.
Die von Ihren Mitbewerbern rundum veranstalteten Gewinnspiele und Fragebogenaktionen gelten alle nur dem Ziel, an möglichst viele E-Mail- Adressen zu gelangen. Dabei müssen diese Mitbewerber nicht unbedingt Reisebüros im herkömmlichen Sinne sein. Vielfach sind es gerade branchenfremde Unternehmen, die so eine Ausweitung ihres bisherigen Betätigungsfeldes vorbereiten.

Achtung vor Abmahnungen
Seit Juni 2001 wurden verschiedene Versender von Newsletter abgemahnt. Ansatzpunkt war, dass die Newsletter nicht auch anonym, sondern nur unter Angabe persönlicher Daten, bestellt werden konnten. Dies wird jedoch vom Teledienstdatenschutzgesetz gefordert.

Es empfiehlt sich daher folgenden Satz einzufügen:

'Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie unseren Newsletter auch ohne Angabe persönlicher Daten anonym beziehen können. Tragen Sie in diesem Fall bitte nur Ihre E-Mail-Adresse ein.'

k_email1.htm - erstellt am 14. August 1999 - geändert am 09.Juli 2001